Whistleblower Policy (Dutch Version)

Hoofdstuk 1 – Definities

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• de werknemer: degene die al dan niet in dienst werkzaam is ten behoeve van de vennootschap en haar groepsmaatschappijen en die het vermoeden van een misstand meldt
• de vennootschap: de naamloze vennootschap Koninklijke Brill NV
• de Directeur: de Directeur van de vennootschap;
• de voorzitter van de Raad van Commissarissen: de voorzitter van de Raad van Commissarissen van de vennootschap;
• leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de werknemer;
• vertrouwenspersoon: degene die door de Directie is aangewezen om als zodanig voor de vennootschap en haar groepsmaatschappijen te fungeren;
• een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van:
  1. een (dreigend) strafbaar feit;
  2. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
  3. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen;
  4. een schending van binnen de onderneming geldende gedragsregels;
  5. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.

Hoofdstuk 2 – Procedure

Artikel 2

1. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 4 lid 2, meldt de werknemer een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende.
    
2. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat de Directeur onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de Directeur een afschrift van de vastlegging ontvangt.
    
3. De Directeur stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding. Dit geldt ook indien de werknemer het vermoeden niet heeft gemeld aan zijn leidinggevende maar aan de vertrouwenspersoon.
    
4. Onverwijld na de melding van een vermoeden van een misstand zal de Directeur een onderzoek starten. Bij dit onderzoek zullen de personen die bij de vermoedelijke misstand betrokken zijn, gehoord worden.
    
5. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de Directeur wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap en haar groepsmaatschappijen. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook zal de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer, voor zover mogelijk, gewaarborgd is.

Artikel 3

1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de Directeur schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van de Directeur omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
    
2. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de Directeur hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.

Hoofdstuk 3 – Melding aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen

Artikel 4

1. De werknemer kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen, indien:
   1. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 3;
   2. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 3;
   3. de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 3, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en de werknemer hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de Directeur, doch deze daarop niet een kortere, redelijke termijn heeft aangegeven;
   4. het vermoeden van een misstand een bestuurder van de vennootschap betreft, of
   5. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid.
       
2. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder e doet zich voor, indien sprake is van
   1. een situatie waarin de werknemer in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding;
   2. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen.
       
3. De voorzitter van de Raad van Commissarissen legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt.
    
4. De voorzitter van de Raad van Commissarissen stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. Als de werknemer het vermoeden van misstand al eerder heeft gemeld, dan wordt in de ontvangstbevestiging gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.
    
5. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. Bij dit onderzoek zullen de personen die bij de vermoedelijke misstand betrokken zijn, gehoord worden.
    
6. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de Raad van Commissarissen wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap en haar groepsmaatschappijen. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en zal ook de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer, voor zover mogelijk, gewaarborgd is.

Artikel 5

1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
    
2. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.

Hoofdstuk 4 – Rechtsbescherming

Artikel 6

De werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling, te goeder trouw een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan. Deze bescherming geldt niet indien het vermoeden van een misstand niet overeenkomstig deze procedure kenbaar is gemaakt, maar op enig moment (te voren, tegelijkertijd of daarna) aan één of meer derden binnen of buiten de vennootschap kenbaar is gemaakt.

Overal waar de “hij”vorm wordt gebruikt kan ook de ‘zij”vorm worden gelezen.